五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等,这就要求不仅保存电子档案所表述的信息,而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快,设备不断更新,软件技术日新月异;其存储载体性能也不甚耐久,磁性存储载体常有退磁、粘连等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素,需要电子档案的管理人员认真对待,并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
(一)合理舍取,充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国,纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准,这些标准是长期实践经验的总结,它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下,近十年来才完成的。这些标准的条文,在电子文件归档及电子档案管理的过程中,可能只有部分适用,甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,与纸质等载体档案截然不同,所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立,以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中,遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准,难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验,而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况,用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足,同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验,尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来,我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索,逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》,针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
(二)以人为本,锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代,电子档案的实质是技术工程;电子档案管理,实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势,要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理,又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外,要求管理人员既具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法;又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质,提高自身“含金量”,才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献:
①、②国家档案局,《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社1999年第1版,29.P123.
③易炳炎、苗壮主编,《档案学概要》,甘肃人民出版社1998年第1版,P270.
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