1、由此及彼,紧扣主题地问。先易后难,先一般性再敏感性问题,先简单后复杂的原则。先从对方熟悉而容易回答的问题入手,边问边辨析对方反应,再巧妙地引出正题。当被访者口若悬河、滔滔不绝又离题太远时,访问员应寻找时机,采取委婉语拉回话题:“请允许我打断一下...”“这些事您说得很有意思,今后我还想请教,我希望再谈谈开头提的问题....”有礼貌的将话题重新引回来。或“您讲的都很有道理,我很愿意听,由于时间关系,现在我们来谈谈另一问题...”
2、循序渐进,因人而异地问。所谓“循序渐进”即假如我们能让别人接受我们提出的小请求,则再让别人接受更大请求的可能性,会比以前不曾向其提出过请求的情况下的可能性来得大。随着访问的继续,被访者的戒备心理和抵触情绪会有所减缓,此时再向被访者询问一些较为敏感的情况,配合的可能性会增大,从而有利于调查的顺利开展。对性格直爽者,不妨开门见山;对脾气倔强者,要迂回曲折;对平辈或晚辈,要真诚坦率;对文化程度较低者,要问得通俗;对心有烦恼者,要体贴谅解,问得亲切。
3、注重听,旁敲侧证地问。通过提问去引导电话访谈,在听取受访人回答时正确理解对方的意图及话外音。被访者出于怕暴露目标、怕麻烦等原因,往往不愿意如实回答,此时你应力求从另一角度提出问题,被访者往往比较容易接受和认可。
4、适可而止的问。问答是双边活动,必须使对方乐于回答。问话后要从对方反映中获得信息反馈。对方沉默不语或答非所问,可能是表示他不感兴趣或不能回答,就要换个提法再问;对方欲言又止或有疲劳厌倦感,就不能穷追不舍,应适时停止。
5、彬彬有礼的问。良好的态度从微笑开始。微笑是帮助我们减轻压力,拉近距离、增加亲和力的最好武器。“笑容是你的财产”,微笑着问话,会使人乐于回答。要恰当地使用表示尊重的敬语:“请教”、“请问”、“请指点”等,要恰当使用表示谦恭的谦语:“多谢您提醒”、“您的话使我顿开茅塞”、“给您添麻烦了”等。
6、灵活控制访问过程,避免受第三方干扰。一是访问内容。若访问内容涉及到被访者的隐私,所以为了使被访者畅所欲言,电话访谈进行中要应尽可能注意倾听电话中的背景音,例如:有电话铃声、门铃、有人讲话等,在有其他人在场的情况下,可以以一种较为委婉的方式建议另外寻找一个谈话时间。此时应询问受访者是否需要暂停或离开,以示尊重。二是访问对象。访问过程中,访问员如果遇到受访者要求更换他人进行访问的情况,访问员应该尽量说服其继续接受访问,因为中途更换受访者就会破坏随机抽样原则,使调查结果出现偏差。因此当访问员接通电话以后,如果家庭或组织中第一个接听电话的人就是符合条件的受访者,就不要再让其推荐他人来接受访问,如果受访者必须换人接受访问,访员需要从头开始访问并废弃中途中止访问的答卷。
7、规范用语,保持原意地问。用问卷中的用词来询问,通过读出问题,详细地用问卷中的每个词语,访问员要注意在问题中使用的特定用词或短语,以免引起争议。如果被访者不理解问题中的一些概念,他们通常会要求做出解释,访问员不得随意解释。有时访问员用他(她)自己的定义或解释,这也是产生访问误差的来源,因为这些个性化的解释各有千秋,并且有些解释可能是有失偏颇的,建议用语规范,保持题目原意,或回答“正如您想的那样”。
8、有次序发问。按照问卷中问题的次序发问,有时被访者会自愿提供一些与下面估计要问的问题相关的信息,在这种情况下,访问员不是不按顺序跳到回答的那个问题,而是要调整应答者的思路,使其不要离题太远,但又不能影响应答者的情绪。访问员可说:“关于这个问题,我们等一下再讨论,让我们先讨论…”通过按序询问每个问题,就不会有遗漏。
(五)如何进行追问。追问是进行开放性问题调查的一种常用技术,开放性问题对访问员来讲具有更大的难度,但开放性问题可以让被访者充分发表意见,使调查获取更多的信息。追问可以分为两类,一类是勘探性追问,另一类是明确性追问即澄清。前者是在被访者已经回答的基础上,进一步挖掘、询问问题的方法,目的在于引出被访者对有关问题的进一步阐述;后者是让被访者对已回答的内容作进一步详细的解释,目的在于进一步明确被访者给出的答案。访问员可根据情况选择以下不同的追问技巧。
1.重复问题。尤其是对被误解的问题。当被访者保持完全沉默时,他(她)也许没有理解问题,或还没有决定怎样来回答,重复问题有助于被访者理解问题,并会鼓励其应答。