（三）版记部分
1.主题词
国务院《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文应当标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。”1997年12月国务院办公厅秘书局印发了重新修订的《国务院公文主题词表》，自1998年12月1日起执行。
《中国共产党机关公文处理条例》规定：“按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。”
公文主题词是为适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组。现在，所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词表标注。
一篇公文的主题词要能反映公文的主要内容和文种，一份文件的标引，除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。
2.抄送机关
抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记（印发机关和时间、份数）上方。左空一字用3号仿宋字体标识“抄送”二字，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
3.印发机关和印发时间(印制版记)
印发机关和印发时间位于公文末页下端，用3号仿宋字体，印发机关左空一字，印发时间右空一字。
印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发时间，是实际付印的日期，与公文的成文时间意义不同。
版记的各项之间，均加一条反线，宽度同版心。
除以上格式外，行政公文和党的公文还都规定了公文的用纸规格：一般采用长297毫米、宽210毫米的国际标准a4型。
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