（一）表扬信的定义与功能
表扬信是用于表彰个人或集体的先进事迹和模范行为的书信，它是一种专用书信，可以由某单位、团体制发，也可以以个人的名义发出。
表扬信是一种建设精神文明的有效工具。在我们所生活的年代，总有一些在工作、道德、责任等方面表现非常突出的人物和事件涌现，譬如工作兢兢业业认真负责取得了超出常
人的成绩；尊老爱幼乐于助人拾金不昧常做好事；不顾自身利益和安危主动承担艰苦危险的责任等。这些人物和事迹都令人感动，所表现出的高尚的风格正是人类精神文明的体现。任何一个集体和个人，都有责任将这样的人物和事迹宣扬出去，让人们为之感动，并以他们为榜样，加强自身修养，从而提高全社会的精神文明水准。可以说，这就是表扬信的基本功能。
（二）表扬信的特点
1.真实性
优秀事迹的动人力量往往来自它的真实性，如果是虚构捏造出来的虚假事迹，不但不会动人，还会令人生厌，这就是所谓“真则精金美玉，伪则瓦砾粪土”。表扬信的真实性主要体现在两个方面：一是叙事的真实，具体来说，就是时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素，都与实际发生的事实相吻合；二是评价的真实，一是一，二是二，不夸大，不拔高，评价准确恰当。
2.及时性
表扬信的制作和发布要迅速及时，要么是新近发生的，要么是新近发现的，总之要新鲜。在这一点上，表扬信有些新闻的特性。事实上，一个做了好事的人，不可能到处宣传自己的事迹，而表扬信及时把这些好事宣扬出来，在特定范围内产生的效果与新闻报道是类似的。新闻要求迅速及时，表扬信同样也有这样的要求。
3.宣传性
表扬信是对精神文明现象的宣传和表彰，它不仅是对当事人事迹的一种肯定，更是对广大民众的一种积极影响，所以表扬信是公诸于众的。这种表彰所产生的效果，就是移风易俗，使精神文明蔚为风气。
（三）表扬信的分类
1.内部表扬
所谓内部表扬，就是对本单位工作勤恳、认真负责、成绩突出的单位或个人，或者某一感人的事迹提出表扬。例如下面这篇短小的表扬信：
一号教学楼的楼管，每天都将无课的教室名写在黑板上，方便了上自习的同学，也使上课的师生不再受干扰，我觉得应予以表扬和奖励，同时也希望其他楼的楼管向一楼的学习！
这样的表扬信，表扬者和被表扬者都在一个单位，彼此熟知，因此就少一些陌生和客气，多一些真诚和亲近，在本单位容易引起共鸣，自有其感人的力量。当然，这样的表扬信不能太多，否则便没有什么新鲜感了。
2.外部表扬
这样的表扬信更为多见。所谓外部，就是来自本单位以外的表扬。多数情况下，表扬者与被表扬者在事先并不相识，但由于被某一事迹所感动，表扬者特意撰写表扬信寄送被表扬者的单位，宣传被表扬者的事迹。这样的表扬信，显得更为郑重，引起的反响更为强烈。
（四）表扬信的写作方法
1.标题
表扬信的标题一般只用“表扬信”三字即可，有时，也可采用另外的写法，如以“××同学见义勇为的先进事迹”作标题，可以取得引人注目的效果。
2.称呼
外部表扬信一般都是寄送给被表扬者单位的，所以称呼要写被表扬者的单位名称。如果需要，也可以写给被表扬者本人，那样称呼也就写成了“××先生”、“××同学”、“××警官”等模式。
3.正文
表扬信的正文包括三大部分。
一是先进事迹介绍。可具体写一个感人的事件，也可以综合写平时的先进表现。这部分采用叙述的写法。
二是评价和赞扬。这部分是表扬者对被表扬者事迹的性质、意义、价值的肯定和评价，要写得准确恰当，恰如其分。这部分采用议论的写法。
三是表明态度或提出希望。表明态度就是表示自己一方如何向被表扬者学习，提出希望就是期待被表扬者单位的其他人员向被表扬者学习。
4.落款和日期
在正文之后另起一行签署表扬者的单位名称或个人姓名，再另起一行写明日期。
【 例 文 一 】
表 扬 信
开元交警大队领导：
你们好！
虎园路10号楼前8棵银桦树已有几十年的树龄，40多米高，但由于树被白蚂蚁蛀得相当利害，千疮百孔，有的“外强中空”。居住在该楼的居民是提心吊胆，害怕台风，每次台风到来，居民们都要携家带口去亲戚家投宿避难，难于安居乐业。经园林部门研究，决定对这些大树进行处理，消除隐患。
20xx年8月16日上午7：30，绿化工程处到现场，开元交警大队公园中队民警也同时到达现场，鼎力支持配合绿化工程处工作。尤其是林勋同志表现更为突出。他从早上7：30～12： www.xxk123.com (www.xxk123.com)45为止，一直在现场指挥来往川流不停的车辆，维持秩序，保证现场的安全，顺利完成把大树的树枝、树尾削短的任务。