4、对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。
5、要求各部门在文件承办后，将办理结果在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间等。
6、将承办完毕后的文件立卷、归档。
7、上级下达的业务性文件，承办部门办完后，需要留存的，公司办公室签批后可以复印留用。
归档管理规定
1、凡是反映公司生产经营和企业管理等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围，凡属归档范围的文件资料均由公司统一管理，由行政事务部文员专职负责。
2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或有关部门须保留的，保存人必须到办公室登记，办公室保存复印件。
3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
4、业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
5、由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件存放处。
6、公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。
档案保管规程
1、由行政事务部文员专职负责公司档案的保管。
2、归档资料要进行登记，编制全行目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。
5、库存档案必须图物相符，账物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司的实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经鉴定需销毁的档案，由档案室编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格做好档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
档案借阅规定
1、档案属公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办公室负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案员催还。需要长期借出的。须经办公室负责人并报总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还。
6、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案资料。因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
办公用品管理规定
1、各部门新调入的工作人员，因工作需要可购买以下物品：圆珠笔、水笔各一支，直尺一把，笔记本一本，胶水一瓶，总价值人民币15元左右。
2、以下物品需经领导签字批准后方可购买：计算器、文件夹或因工作需要的其他物品。
3、各部门工作人员所需用的工作记录本、圆珠笔笔心、水笔笔心以旧换新，旧的收回存档。
4、每月办公用品的购买须填写《办公用品申购单》，经财务部审核后，报经总经理批准方可购买。
计算机管理规定
1、不得使用外来软盘，如必需使用，申报办公室检测后，方可使用。
2、每次上机前，应做好必要的上机登记，要按正常步骤，操作使用机器。下机前要先保护好各类信息，然后按顺序退出，关机。
3、不用电脑时，机器要锁死。未经许可不得让外人使用机器，否则造成电脑损坏，当事人照价赔偿损失。
4、公司电脑只能用于各项企业管理，严禁用电脑玩游戏、处理私人文件等。
5、上机时如遇不正常情况，不准做其他不合实际的尝试，应及时登记现象，以便查找原因，排除故障。
6、当天输入电脑的资料、数据，应用软盘备分，防止资料遗失。电脑使用人员应做好保密工作。
7、电脑使用区域严禁闲人如内。每周五下午下班前一个小时为设备维护保养、机房吸尘等工作时间。