所谓索引,就是列出在文档中出现的词语和它们所在的页码。建
立索引是为了方便在文档中查找某些信息。在Word 中,可以先创建
由贯穿整个文档的许多【标记索引项】组成的索引,然后再创建该
索引。
6.4.1 标记索引项
在创建索引之前,应该首先标记文档中的词语、单词和符号等索
引项。索引项是标记索引中特定的域代码。在标记了所有的索引项
后,用户就能够选择一种索引图案并建立完整索引。标记索引项的
操作步骤如下:
(1)选定要作为索引项使用的文本。
(2)选择【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,可弹出如
图6-18 所示的【索引和目录】对话框。
(3)在【索引和目录】对话框中单击【标记索引项】按钮,出
现如图6-19 所示的【标记索引项】对话框,也可以按Alt+Shift+X
键,直接打开【标记索引项】对话框。
(4)在【主索引项】框中会显示选定的文本,如果必要,可以
编辑【主索引项】框的文字。单击【标记】按钮,即可标记索引项。
(5)不要关闭【标记索引项】对话框,用鼠标直接在文档窗口
选定其他要制作索引的文本,然后单击【标记索引项】对话框,单
击【标记】按钮即可实现继续标记。
(6)如果要创建次索引项,可以在【次索引项】框中输入索引
项。次索引项是位于一个更广泛的标题下的索引项。
(7)如果单击【标记全部】按钮,可以标记文档中所有出现撰
写文字的地方。
(8)如果选中【交叉引用】选项,可以在其后的文本框中输入
文本,即可创建交叉索引。有关交叉索引的内容在后面将予以介绍。
(9)如果选中【当前页】选项,可以列出索引项的当前页码,
这是默认的设置。
(10)如果选中【页面范围】选项,Word 会显示一段页码范围。
如果一个索引项有几页那么长,必须选定这些文本,然后选择【插
入】菜单中的【书签】菜单项将索引项定义为书签。在【页面范围】
后面的书签列表框中选定该书签,Word 将自动计算出该书签所对应
的页码范围。
(11)在【页码格式】区中可以选择【倾斜】和【加粗】复选框,
可以为页面指定相应的格式。
(12)当标记过一个索引项后,【标记索引项】对话框中的【取
消】按钮将变为【关闭】按钮。单击该按钮,即可关闭【标记索引
项】对话框。
注意:
在显示非打印字符的情况下,可以看到插入的索引项。如果不显
示非打印字符,插入的索引项是不可见的。
如果创建了次索引项,可以在其后面加上引号,再填入下一级的
索引项,即可创建第三级索引项。
6.4.2 创建索引
标记了索引项之后,即可以创建索引项了。创建索引的步骤如下:
(1)将插入点移到要出现索引的位置上。
(2)打开如图6-20 所示的【索引和目录】对话框,并选中【索
引】选项卡。
(3)在【格式】下拉列表框中选择索引的风格,选择的结果可
以通过【打印预览】框来查看。如果选定了【来自模板】,用户可
以单击【更改】来改变索引样式的字体段落等风格。如果选定了其
他样式,用户可以在【类别】下拉列表框中选择索引的类别。