通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。
一、学校档案工作的基本原则
1、集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全和有效利用。
2、学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则：
即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳
入有关人员职责范围。学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。
3、建立、完善学校档案信息库，并纳入校园网统一管理和开发利用。
二、档案的收集
要按照国家、政府及教育行政部门的有着规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。
1、依法按章
档案的收集必须依法按章，目前，我们基础教育单位应按照上海
市教育委员会19xx年15号文《上海市中小学档案工作标准》实施。要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人的学术、科技等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
2、完善机制
档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度。
3、建立网络
由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的
收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。
三、档案的整理
档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的、、组合和编目，使其系统化、科学化。有利于档案的保管和使用。
1、规范分类
目前我们基础教育范围的学校档案，是按照《上海市中、小学档
案案卷类目及保管期限表》（沪教办[1992]第51号文）的分类规则来分的。由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围。因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。
2、保持结构完整性
学校档案的整理，要按照教育、教学、科研、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。
3、保持整体系统性
学校档案的整理，还要按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。
三、档案的立卷
1、为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，学校应按照《上海市教育委员会办公室关于加强学校档案预立卷工作的通知》要求，推行预立卷制度。
2、学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集、积累，并定期进行整理。
3、学校档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好预立卷工作。
4、组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用。
5、组卷的技术要求：
（1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过200页。
（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；打印在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。
（3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角。
（4）填写卷 内目录及备考表。每份文件材料必须注明单位、责任者、时间。
（5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补。
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